1. Administrator i kontakt
Administratorem danych związanych z serwisem i kontaktem z kwiaciarnią jest PHU MASTERS Małgorzata Stegienko, ul. Rynek 1, 05-870 Błonie, NIP 5291347141. W sprawach danych osobowych skontaktuj się pod adresem ekwiatynapogrzeb@gmail.com lub pisemnie na adres administratora.
Dokument stanowi informację o przetwarzaniu danych, a nie prośbę o ogólną zgodę na ich przetwarzanie. Zgoda nie jest wymagana do każdej czynności, np. odpowiedzi na zapytanie zmierzające do zawarcia umowy.
2. Korzystanie ze sklepu i zamówienia
Katalog można przeglądać bez podawania imienia, nazwiska i e-maila. Przeglądarka i dostawca hostingu przetwarzają dane niezbędne do połączenia i ochrony strony, w tym adres IP, dane przeglądarki, czas i adres żądania. Podstawą jest uzasadniony interes administratora polegający na udostępnianiu i zabezpieczeniu serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Koszyk zapisuje w pamięci sesji przeglądarki produkty, ilość, rozmiar, szarfę i jej treść oraz wybrane miejsce dostawy i kod pocztowy. Przy sprawdzaniu ceny koszyk, w tym wpisana treść szarfy, oraz wybór miejsca są wysyłane do kalkulatora na serwerze. Dane służą wyliczeniu ceny na żądanie użytkownika — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie tworzą zamówienia w bazie.
Po wysłaniu zamówienia dane zamawiającego, telefon, e-mail, adres, termin, wskazówki oraz treść szarfy są zapisywane w systemie sklepu. Są przekazywane do aplikacji kwiaciarni w zakresie potrzebnym do obsługi zamówienia. Przed wysłaniem formularza dane pozostają w pamięci strony; koszyk może być zapamiętany w pamięci sesji przeglądarki.
Nie wpisuj zbędnych informacji o zdrowiu, przekonaniach lub sytuacji innych osób. Wybrany kościół jest punktem dostawy; nie służy do ustalania religii klienta. Informacje o osobie zmarłej traktujemy z szacunkiem i poufnie, również gdy same nie podlegają RODO.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane przekazane w e-mailu lub rozmowie telefonicznej wykorzystujemy odpowiednio do charakteru sprawy. Podstawy przetwarzania mogą być następujące:
- Zapytanie o konkretny produkt lub realizację: dane kontaktowe i treść ustaleń — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Ogólna korespondencja i obsługa osoby reprezentującej klienta: imię, kontakt i treść sprawy — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obsługa zamówienia i realizacja zawartej umowy: potrzebne dane zamawiającego, kwiaty, szarfa, miejsce, termin i kontakt — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Dokumenty księgowe i podatkowe oraz wymagane prawem czynności dotyczące reklamacji: dane wymagane właściwymi przepisami — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dochodzenie i obrona roszczeń: uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Dane wskazanego przez klienta innego żyjącego odbiorcy lub osoby do kontaktu: tylko imię, niezbędny kontakt i miejsce przekazania — uzasadniony interes polegający na wykonaniu dostawy dla klienta, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Źródłem jest zamawiający. Taka osoba otrzyma informację o przetwarzaniu w terminie wymaganym art. 14 RODO, co do zasady najpóźniej przy pierwszym kontakcie.
4. Kto może mieć dostęp
Dostęp do danych mają osoby upoważnione do obsługi zamówień oraz dostawcy techniczni w zakresie potrzebnym do świadczenia usług. Sklep korzysta z Cloudflare do hostingu, bazy zamówień, dostarczania i ochrony strony. Korespondencję pod publicznym adresem obsługuje Google/Gmail.
Dostawcy usług globalnych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Opublikowane warunki Cloudflare przewidują dla właściwych transferów standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Google opisuje stosowane mechanizmy transferu w swojej polityce. Nie oznacza to, że wszystkie dane są przechowywane w Polsce lub wyłącznie w UE.
Zakres przetwarzania, warunki powierzenia oraz zabezpieczenia transferów wynikają z umów z dostawcami i przepisów RODO. Informację o stosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można uzyskać u administratora pod wskazanym adresem e-mail.
Zamówienia są przechowywane także w aplikacji kwiaciarni na serwerze Synology i udostępniane osobom przygotowującym kwiaty, dostawę i rozliczenia. Viva.com obsługuje płatności; dane karty podajesz operatorowi, kwiaciarnia ich nie przechowuje. SMSAPI otrzymuje numer telefonu i treść powiadomienia transakcyjnego. Wiadomości e-mail są przekazywane dostawcy poczty w celu dostarczenia potwierdzenia. Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane do niezamówionego marketingu.
5. Jak długo przechowujemy dane
Koszyk: w obrębie sesji karty przeglądarki, do usunięcia danych strony lub zakończenia sesji. Funkcja przywracania sesji przeglądarki może zachować koszyk dłużej. Pozostałe dane próbnego formularza znikają przy odświeżeniu. Kalkulator cen nie zapisuje zamówień.
Korespondencja: przez czas potrzebny do odpowiedzi i załatwienia sprawy, a następnie tylko jeśli istnieje podstawa dalszego przechowywania, np. dowód zawartej umowy lub potrzeba obrony przed roszczeniami, do upływu właściwego terminu przedawnienia. Dane zbędne do tych celów powinny zostać usunięte.
Dokumenty sprzedażowe, gdy powstaną: przez czas wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi; dla dokumentacji podatkowej co do zasady do upływu pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków wydłużenia wynikających z prawa. Sama treść szarfy nie musi być przechowywana tak długo jak dokument podatkowy, jeśli nie jest do tego potrzebna.
Dane techniczne dostawców: w okresach potrzebnych do dostarczenia i zabezpieczenia usługi zgodnie z konfiguracją i warunkami dostawcy. Nie deklarujemy jednego, niezweryfikowanego terminu usunięcia dla wszystkich usług.
6. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — w przypadkach przewidzianych RODO — przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu.
Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Obecna strona nie prowadzi newslettera ani marketingu opartego na zgodzie.
Aby skorzystać z praw, napisz na adres administratora. Nie wymagamy formularza ani automatycznego przesyłania skanu dowodu tożsamości. Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o proporcjonalne informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Odpowiedź następuje co do zasady w ciągu miesiąca. W skomplikowanej sprawie termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; informację o przyczynach przedłużenia otrzymasz w pierwszym miesiącu. Prawa nie są bezwzględne — np. obowiązek podatkowy może uzasadniać dalsze przechowanie części danych.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nie musisz wcześniej uzyskiwać naszej zgody.
7. Dobrowolność, profilowanie i zmiany
Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale brak danych umożliwiających odpowiedź może uniemożliwić obsługę zapytania. Dla rzeczywistego zamówienia dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz wymagane prawem dane dokumentów sprzedażowych będą warunkiem ich obsługi. Pola dodatkowe będą oznaczone jako opcjonalne.
Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających. Kalkulator ceny nie jest takim podejmowaniem decyzji. Nie stosujemy profilowania marketingowego.
Dokument aktualizujemy przy zmianie funkcji serwisu lub sposobu przetwarzania danych. Data wersji widoczna jest na początku. O istotnej zmianie dotyczącej obsługiwanej sprawy poinformujemy odpowiednio do przepisów.
Wersję dokumentu możesz zachować za pomocą przycisków na początku strony. Dokumenty sprzedaży zostaną zaktualizowane przed uruchomieniem przyjmowania zamówień.